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Amtliche Abkürzung:StudDatVO
Fassung vom:16.11.2013
Gültig ab:06.12.2013
Dokumenttyp: Verordnung
Quelle:Wappen Berlin
Gliederungs-Nr:221-11-15
Studierendendatenverordnung
(StudDatVO)
Vom 9. November 2005

Anlage

(zu § 1 Nummer 28 )

Verzeichnis der für die Durchführung des Serviceverfahrens
erforderlichen personenbezogenen Daten

Für die Durchführung des Serviceverfahrens werden in Bezug auf die nachfolgend genannten Bereiche die jeweils angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet:

1.

In Bezug auf die Benutzerinnen/die Benutzer des Serviceverfahrens (sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung und der teilnehmenden Hochschulen sowie die Bewerberinnen und Bewerber, die am Serviceverfahren teilnehmen) werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Status,

b.

Anmerkung zum aktuellen Status der Benutzerin/des Benutzers zur Information für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (in deutscher Sprache),

c.

Anmerkung zum aktuellen Status der Benutzerin/des Benutzers zur Information für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (in englischer Sprache),

d.

Anrede,

e.

Vorname,

f.

weitere Vornamen,

g.

Familienname,

h.

E-Mail-Adresse,

i.

Benutzername,

j.

Information zur kryptographischen Verifizierung eines eingegebenen Passworts,

k.

Passworthistorie,

l.

Zeitpunkt der letzten Passwortänderung zur Unterstützung von zeitbasierten Passwortänderungsrichtlinien,

m.

Information, ob es sich bei der letzten Passwortänderung um ein Zurücksetzen des Passwortes gehandelt hat,

n.

Zeitpunkt der letzten Anforderung eines neuen Passworts zur Verhinderung von Attacken,

o.

Anzahl der Fehl-Logins der Benutzerin/des Benutzers nach dem letzten erfolgreichen Login oder der Registrierung, Aktivierung oder Entsperrung,

p.

Zeitpunkt des letzten Fehl-Logins,

q.

Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Logins,

r.

Festnetz-Telefonnummer,

s.

Mobiltelefonnummer,

t.

Sprache, die die Benutzerin/der Benutzer zur Kommunikation (über das Webportal und über E-Mail) wünscht,

u.

Wunsch der Benutzerin/des Benutzers, nur in dringenden Fällen Benachrichtigungen zu erhalten (nicht unterdrückbare Benachrichtigungen),

v.

vom System gesetzter Zeitpunkt der Registrierung der Benutzerin/des Benutzers,

w.

eindeutiger Verifikationswert (sogenannter Hashwert) zum Abschluss der Aktivierung,

x.

Startzeitpunkt, an dem die Aktivierungsfrist beginnt,

y.

Information, ob die Benutzerin/der Benutzer gerade eingeloggt ist,

z.

Gruppenmitgliedschaften, das heißt Zugehörigkeit zu Benutzergruppen innerhalb des Serviceverfahrens, die die Benutzerin/der Benutzer besitzt.

2.

In Bezug auf Benachrichtigungen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Typ der Benachrichtigung; ein Historieneintrag ist entweder einer Hochschule oder einer Benutzerin/einem Benutzer zugeordnet,

b.

Zeitpunkt des Versandes,

c.

Historie.

3.

In Bezug auf die Bewerberinnen/die Bewerber werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Bewerber-ID 1 ,

b.

geheime Autorisierungsnummer (BAN 2 ),

c.

Zeitpunkt der Erzeugung der BAN,

d.

die vor der aktuellen BAN gültige BAN, die für eine bestimmte Zeit alternativ zur aktuellen BAN für die Autorisierung obiger Aktivitäten eingesetzt werden kann,

e.

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber den aktuellen Verfahrensrichtlinien zugestimmt hat,

f.

frühere Namen, zum Beispiel Geburtsname,

g.

Geburtsdatum,

h.

Geburtsort,

i.

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber bei einer Rückstellung einer verlängerten Speicherung ihrer/seiner Daten zugestimmt hat,

j.

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber aktuell durch eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung für authentisch gehalten wird und deshalb in der manuellen Überprüfung potentieller Mehrfachregistrierungen ignoriert werden kann,

k.

Zeitpunkt, an dem sich die Attribute, das heißt Angaben wie zum Beispiel Name, Vorname, Telefonnummer, Status und so weiter, der Bewerberin/des Bewerbers, sowie Beziehungen oder Angaben zu ihrer/seiner Staatsangehörigkeit und ihrer/seiner Postanschrift, geändert haben,

l.

Staatsangehörigkeit als Land,

m.

Postanschrift, über die im Rahmen des Serviceverfahrens die Korrespondenz abgewickelt wird,

n.

Angaben der Bewerberin/des Bewerbers (zum Beispiel zur Hochschulzugangsberechtigung, zum Lebenslauf oder zu Motivationsschreiben), die gegebenenfalls in mehreren Bewerbungen verwendet werden können,

o.

alle Bewerbungen der Bewerberin/des Bewerbers (auch aus mehreren Vermittlungsprozessen),

p.

alle Dokumente, die die Bewerberin/der Bewerber in das System des Service Verfahrens hochgeladen hat,

q.

alle potentiellen Mehrfachregistrierungen, die zu der jeweiligen Bewerberin/dem jeweiligen Bewerber gefunden wurden,

r.

Zeitpunkt des Beginns der Aufbewahrungsfrist für die Daten der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers.

4.

In Bezug auf die Bewerberteilnahmen, das heißt den Umstand, dass die Bewerberin/der Bewerber an einem bestimmten Serviceverfahren teilnimmt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Die Bewerberteilnahmen, das heißt die Information darüber, dass die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber an einem oder mehreren bestimmten Serviceverfahren teilnimmt,

b.

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber sich explizit für den postalischen Weg entschieden hat,

c.

Losnummer(n) der Bewerberin/des Bewerbers im Clearing,

d.

Bewerberin/Bewerber, zu der/dem die jeweilige Teilnahme gehört,

e.

Serviceverfahren, an dem die Bewerberin/der Bewerber teilnimmt.

5.

In Bezug auf die Mitarbeiterinnen/die Mitarbeiter werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Der Typ der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters (zum Beispiel Administratorin/Administrator oder Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung oder der Hochschulen),

b.

Information, ob für die Aktivierung der jeweiligen Mitarbeiterin/des jeweiligen Mitarbeiters eine dedizierte Autorisierung durch eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter erforderlich ist,

c.

wenn die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter eine Hochschulmitarbeiterin/ein Hochschulmitarbeiter ist: Hochschule, für die die jeweilige Mitarbeiterin/der jeweilige Mitarbeiter tätig ist.

6.

In Bezug auf die Angaben der Bewerberin/des Bewerbers zu der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Bewerbungsinhalt, auf den sich die jeweilige Bewerberangabe bezieht,

b.

Aufzählung der Angaben der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers zu jeweils einem Feld eines Bewerbungsinhalts (mindestens für alle Pflichtfelder),

c.

Bewerbungsbestandteile, die die jeweilige Bewerberangabe benutzen,

d.

Bewerberin/Bewerber, die/der die jeweilige Angabe gemacht hat,

e.

Feld des Bewerbungsinhalts, zu dem die jeweilige Angabe gemacht wird,

f.

falls das Feld, in dem der jeweilige Bewerbungsinhalt gespeichert wird, kein Dokument-Upload-Feld ist: konkrete Bewerberangabe in Deutsch,

g.

falls das Feld, in dem der jeweilige Bewerbungsinhalt gespeichert wird, ein Dokument-Upload-Feld ist: das Dokument.

7.

In Bezug auf die Prüfung auf unerlaubte Mehrfachregistrierungen, das heißt mehrere gleichzeitige Registrierungen derselben Bewerberin/desselben Bewerbers, im Serviceverfahren werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Referenzbewerberin/Referenzbewerber, das heißt die Bewerberin/der Bewerber der jeweiligen Mehrfachregistrierung, mit dem alle anderen Bewerberinnen/Bewerber verglichen werden,

b.

alle Bewerberinnen/Bewerber, die als ähnlich zu der Referenzbewerberin/zu dem Referenzbewerber gefunden wurden,

c.

Information darüber, in welchem Ausmaß („Gewicht“) die persönlichen Angaben der Bewerberin/des Bewerbers mit den persönlichen Angaben der Referenzbewerberin/des Referenzbewerbers übereinstimmen. Ab einem bestimmten Ausmaß („Gewicht“) der Übereinstimmung wird eine manuelle Prüfung vorgenommen, ob sich die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber tatsächlich im Rahmen des Serviceverfahrens zeitgleich mehrfach registriert hat (sogenannte Mehrfachregistrierungsbewerberin/sogenannter Mehrfachregistrierungsbewerber),

d.

die Mehrfachregistrierung, die die jeweilige Mehrfachregistrierungsbewerberin/den jeweiligen Mehrfachregistrierungsbewerber enthält.

8.

Durch das Rollen- und Rechtekonzept innerhalb des Serviceverfahrens, werden die Benutzerinnen und Benutzer Benutzergruppen (Gruppen) zugeteilt und ihnen Rollen mit zugehörigen Rechten zugeordnet.

In Bezug auf das Rollen- und Rechtekonzept werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Die Gruppe, auf die sich die jeweilige Gruppenmitgliedschaft der jeweiligen Benutzerin/des jeweiligen Benutzers bezieht,

b.

Benutzerin/Benutzer, die/der die jeweilige Gruppenmitgliedschaft besitzt,

c.

Datum, an dem die Gruppenmitgliedschaft beginnt (ab 00:00:00),

d.

Datum, an dem die Gruppenmitgliedschaft endet (bis 23:59:59),

e.

Name der Gruppe zur Anzeige für Administratorinnen/Administratoren,

f.

Rollen, die in der jeweiligen Gruppe zusammengefasst werden,

g.

Bereiche, auf denen die Rollen der Gruppe agieren können,

h.

Hochschule, die die jeweilige Gruppe verwaltet. Wenn leer, wird die Gruppe von der Stiftung für Hochschulzulassung verwaltet,

i.

Gruppenmitgliedschaften, die zu der jeweiligen Gruppe existieren,

j.

Name der Rolle zur Anzeige für eine Administratorin/einen Administrator,

k.

Aktionen, die durch die jeweilige Rolle ausgeführt werden dürfen,

l.

Hochschule, die die jeweilige Rolle verwaltet. Wenn leer, wird die Rolle von der Stiftung für Hochschulzulassung verwaltet,

m.

Gruppen, die die jeweilige Rolle beinhalten.

9.

In Bezug auf sämtliche Dokumente, die im Rahmen des Serviceverfahrens gespeichert werden, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Identifikator für ein Dokument zur Verwendung an der Schnittstelle,

b.

Status bezüglich einer Prüfung (zum Beispiel Prüfung der formalen Korrektheit einer Hochschulzugangsberechtigung),

c.

Name,

d.

MIME-Typ 3 (PDF 4 , JPEG 5 ),

e.

relativer Pfad zu der jeweiligen Datei mit dem Dokumentinhalt (Server-/Host-unabhängig),

f.

Inhalt als Binärdaten,

g.

Größe in Byte,

h.

Feldangaben, in denen das jeweilige Dokument benutzt wird,

i.

Bewerberin/Bewerber, in dessen Dokumentenpool sich das jeweilige Dokument befindet,

j.

Hochschule, zu der das jeweilige Dokument gehört,

k.

Bescheid, zu dem das jeweilige Dokument gehört.

10.

In Bezug auf die Postanschriften der Bewerberinnen und Bewerber, die in dem Serviceverfahren benutzt werden, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

c/o-Angabe 6 in der Anschrift, falls vorhanden,

b.

Straße und Hausnummer oder Postfach der Anschrift,

c.

Ort der Anschrift,

d.

Postleitzahl der Anschrift,

e.

Land der Anschrift,

f.

Bundesland der Anschrift,

g.

Staatsangehörigkeitsschlüssel nach Statistischem Bundesamt,

h.

Name des Landes (in deutscher Sprache),

i.

Name des Landes (in englischer Sprache),

j.

Information, ob die Angabe des Landes veraltet ist.

11.

In Bezug auf Verknüpfungen (sogenannte „Links“) zwischen einzelnen personenbezogenen Dateien werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Ziel-URL 7 des Links,

b.

Beschreibung des Links (in deutscher Sprache),

c.

Beschreibung des Links (in englischer Sprache).

12.

In Bezug auf jede Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Ort, an dem die Bewerbung erstmalig einging,

b.

Zeitpunkt, zu dem die Bewerbung erstmalig einging,

c.

für eine eigenständige Bewerbung (Bewerbung auf einen Einfachabschluss): Durch die Bewerberin/den Bewerber manuell festgelegte Priorität der jeweiligen Bewerbung zur Leitung der Beschränkung der Anzahl der Zulassungsangebote in Koordinierungsphase 2,

d.

für eine eigenständige Bewerbung (Bewerbung auf einen Einfachabschluss): Die aktuelle Priorität der Bewerbung zur Leitung der Beschränkung der Anzahl der Zulassungsangebote in Koordinierungsphase 2,

e.

Bearbeitungsstatus,

f.

Aktivitätsstatus,

g.

Zeitpunkt, an dem letztmalig der Bearbeitungs- oder Aktivitätsstatus der jeweiligen Bewerbung geändert wurde,

h.

Anmerkung zum aktuellen Status,

i.

Text, der die Entscheidungen zu jedem Sonderantrag beschreibt,

j.

Version,

k.

die Historie der Statusübergänge,

l.

Information, ob die jeweilige Bewerbung bereits mindestens einmal wiederverwendet wurde,

m.

die Bewerberin/der Bewerber, auf die/den sich die jeweilige Bewerbung bezieht,

n.

alle Bescheide zu der jeweiligen Bewerbung,

o.

alle bekannten Bestandteile der jeweiligen Bewerbung (zum Beispiel eine „Hochschulzugangsberechtigung“ oder allgemeine Angaben wie „Berufsausbildungen“ und weiterhin entsprechend den geforderten Bewerbungsinhalten des Studienangebots zum Beispiel „Leistungen Mathematik“, „Motivationsschreiben“),

p.

das Studienangebot (Einfach- oder Mehrfachstudienangebot), auf das sich die jeweilige Bewerbung bezieht.

13.

Bezieht sich die jeweilige Bewerbung auf ein Mehrfachstudienangebot oder ein Teilfachstudienangebot, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Information, ob geprüft werden muss, ob die in der jeweiligen Bewerbung gewählte Studiengangskombination eine zulässige Kombination des Mehrfachstudienangebotes ist,

b.

das Teilfach, auf das sich die jeweilige Teilfachbewerbung bezieht,

c.

der Studiengang, der für das jeweilige Teilfach als eigentliches Fach (Hauptfach) belegt werden soll,

d.

Information, ob es sich bei dem angegebenen Hauptfach um einen Wechsel von einem bereits begonnenen Studienfach handeln würde,

e.

falls das Hauptfach der jeweiligen Teilfachbewerbung ein Numerus-Clausus-Fach ist und eine Bewerbung benötigt wird: die Einfachstudienangebotsbewerbung, die für das jeweilige Hauptfach nötig ist,

f.

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber, falls eine Zulassung auf die zugehörige Mehrfachbewerbung nicht möglich ist, eine mögliche Zulassung für die Mehrfachstudienangebotsbewerbung durch Verzicht auf eine Zulassung für das Hauptfach der jeweiligen Teilfachbewerbung akzeptiert,

g.

falls ein Ersatzfach für das Hauptfach in der jeweiligen Teilfachbewerbung sinnvoll (Hauptfach ist Numerus-Clausus-Studiengang) und akzeptabel ist: Der Nicht-Numerus-Clausus-Studiengang, der als Ersatzfach belegt werden soll,

h.

Mehrfachstudienangebotsbewerbung, zu der die jeweilige Teilfachbewerbung gehört.

14.

In Bezug auf die im Rahmen des Serviceverfahrens zu erstellenden Bescheide, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Art des Bescheides,

b.

Status des Bescheides in Bezug auf Vorliegen in elektronischer oder Papierform,

c.

Datum der Bescheiderstellung,

d.

das konkrete Dokument zum Bescheid,

e.

Bewerbung, für die der Bescheid erteilt wurde.

15.

In Bezug auf die Bestandteile der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Status der Korrektheit des jeweiligen Bewerbungsbestandteils in Bezug auf den geforderten Bewerbungsinhalt,

b.

Anmerkung zum aktuellen Status des jeweiligen Bewerbungsbestandteils,

c.

relative Position, die dann zur eindeutigen Identifikation benötigt wird, wenn ein bestimmter Bewerbungsinhalt mehrfach in einer Bewerbung vorkommt (das heißt es gibt mehrere Bewerbungsbestandteile, die sich auf Bewerberangaben des gleichen Bewerbungsinhaltes beziehen),

d.

Bewerberangabe (zum Beispiel Lebenslauf), die in dem jeweiligen Bewerbungsbestandteil verwendet (oder wiederverwendet) wird,

e.

die Bewerbung, zu der der jeweilige Bewerbungsbestandteil gehört.

16.

In Bezug auf die Ranglisten, in denen die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber im Rahmen des Serviceverfahrens auf Grund von bestimmten Bewertungen („Werten“) in den verschiedenen Bewertungskriterien („Kriterien“) eingeordnet wird, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Rang der Bewerberin/des Bewerbers in der Rangliste (Rang 1 ist beste Bewerbung),

b.

Status des Ranglisteneintrags,

c.

Ursache für den Status des Ranglisteneintrags zur Information an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulen,

d.

Version des Ranglisteneintrages zur Erkennung paralleler Änderungen,

e.

Rangliste, zu der der jeweilige Eintrag gehört,

f.

Begründung für den Status des Ranglisteneintrages,

g.

Begründung für ein manuelles Zulassungsangebot,

h.

Aufzählung von den Werten der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers in den verschiedenen Kriterien, die Einfluss auf die Bestimmung des Ranges einer Bewerberin/eines Bewerbers auf der jeweiligen Rangliste haben,

i.

Bewerberin/Bewerber, auf die/den sich der jeweilige Ranglisteneintrag bezieht,

j.

konkreter Wert eines Kriteriums für eine Bewerberin/einen Bewerber,

k.

Ranglisteneintrag, auf den sich der jeweilige konkrete Wert bezieht,

l.

Kriterium, auf das sich der jeweilige konkrete Wert bezieht.

17.

In Bezug auf die formale Zuordnung des Inhalts der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

a.

Information, ob Bewerbungsbestandteile zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt des jeweiligen Studienangebots durch die Bewerberin/den Bewerber angegeben werden müssen, das heißt, ob sie Pflichtinhalt der Bewerbung sind,

b.

Information, ob es zulässig ist, dass die Bewerberin/der Bewerber mehrere Bestandteile, das heißt Angaben, zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt des jeweiligen Studienangebots abgibt,

c.

der Bewerbungsinhalt, auf den sich die jeweiligen studienangebotsspezifischen Einstellungen beziehen,

d.

Studienangebot, zu dem die jeweilige Bewerbungsinhaltszuordnung gehört,

e.

Vermittlungsprozess, zu dem die jeweilige Bewerbungsinhaltszuordnung gehört,

f.

Schlüssel des Bewerbungsinhalts, der abhängig vom Verwalter des Bewerbungsinhalts entweder innerhalb der Hochschule oder der Stiftung für Hochschulzulassung einzigartig ist,

g.

Name des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in deutscher Sprache),

h.

Name des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in englischer Sprache),

i.

Beschreibung des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in deutscher Sprache),

j.

Beschreibung des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in englischer Sprache),

k.

die durch die Bewerberin/den Bewerber auszufüllenden (Formular-)Felder für den jeweiligen Bewerbungsinhalt,

l.

Hochschule, die den jeweiligen Bewerbungsinhalt verwaltet,

m.

Bewerbungsinhaltszuordnungen, die den jeweiligen Bewerbungsinhalt allen Studienangeboten eines Vermittlungsprozesses oder einem konkreten Studienangebot zuordnen,

n.

Angaben aller Bewerberinnen/Bewerber zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt,

o.

Bewerbungsinhalt, dem das jeweilige Feld angehört.


Fußnoten ausblendenFußnoten

1

Bewerber-ID: Eindeutige Bewerber-Kennzeichnung

2

BAN: Bewerber-Autorisierungs-Nummer

3

MIME-Typ: Multipurpose Internet Mail Extensions-Typ, das heißt Angabe, die eine Datei im Rumpf einer E-Mail klassifiziert.

4

PDF: Portable Document Format.

5

JPEG: Joint Photographie Expert Group.

6

c/o-Angabe: Angaben über den Wohnungsinhaber, wenn die Bewerberin/der Bewerber (vorübergehend) bei einer anderen Person wohnt.

7

URL: Uniform Resource Locator.

 



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